Waarom no shows voorkomen voordelig is voor jouw omzet

Iedere organisatie die afspraken met klanten maakt, krijgt ook te maken met no shows. Veel organisaties nemen maatregelen om no shows tegen te gaan. Waarom doen ze dat? Omdat de business case per voorkomen no show heel sterk is. Lees er hier meer over.

• Wat zijn no shows?
• Nadelen van no shows
• Impact van no shows op de Organisatie
• Populaire maatregelen om no shows te voorkomen
• Succesvol no shows voorkomen door AI
• Voordelen van Voorspellen en Telefonisch Herinneren
• Conclusie

Wat zijn no shows?

no shows zijn afspraken waarbij de patiënt zonder afmelding niet komt opdagen. Dit heeft directe gevolgen voor de organisatie, zoals verloren tijd, verlies aan omzet en hogere administratieve lasten. Elke no show betekent namelijk dat er opnieuw contact moet worden opgenomen met de klant om een nieuwe afspraak in te plannen, wat zowel voor de organisatie als de klant inefficiënt is.

Nadelen van no shows

no shows hebben verschillende negatieve effecten op een organisatie:

• Verhoogde werkdruk: Het personeel moet extra moeite doen om de afspraken opnieuw in te plannen, wat leidt tot een hogere werkdruk voor zowel administratief als behandelend personeel.
• Verlies van omzet: Iedere no show betekent gemiste inkomsten, terwijl de kosten doorlopen.
• Minder klanten kunnen worden geholpen: Door no shows kunnen minder klanten worden geholpen, wat zeker in een tijd van wachtlijsten zonde is.

Impact van no shows op de Organisatie

Voor een veel organisaties staan de kosten vast: het pand is gehuurd, het personeel moet betaald worden en de apparatuur staat klaar. Wanneer een klant niet komt opdagen voor een afspraak, zijn deze kosten al gemaakt. In feite betekent een no show dat de organisatie voor die specifieke afspraak geen inkomsten ontvangt, terwijl de kosten wel doorlopen.

Een voorbeeld: stel dat je voor 100 klanten 100 afspraken hebt ingepland. Van die 100 klanten komen er 20 niet opdagen, wat betekent dat je opnieuw voor die 20 klanten afspraken moet plannen. Dit leidt ertoe dat je uiteindelijk 120 afspraken nodig hebt om diezelfde 100 klanten te kunnen helpen. Als je die 20 no shows voorkomt, kun je bij 120 afspraken, 120 verschillende klanten helpen.

Voorkomen no shows verhogen de omzet. Als je geen no shows hebt, heb je bij iedere afspraak omzet. Doordat je te maken hebt met vaste kosten, neemt je winst toe.

Dit toon ik schematisch in de onderstaande afbeelding

Populaire maatregelen om no shows te voorkomen

Veel organisaties proberen no shows te verminderen door het inzetten van verschillende herinneringsmethoden. Zo wordt vaak een SMS herinnering verstuurd, wat een laagdrempelige en directe manier is om klanten te bereiken. Het voordeel hiervan is dat het snel en efficiënt is, maar een nadeel kan zijn dat sommige klanten hun telefoon niet altijd bij zich hebben of SMS-berichten negeren.

Een andere optie is het sturen van een e-mailherinnering. Dit is voordelig omdat het weinig kost en gemakkelijk op grote schaal verstuurd kan worden, maar het nadeel is dat e-mails soms ongeopend blijven of in de spamfolder terechtkomen.

Telefonische herinneringen zijn ook een populaire keuze. Het voordeel hiervan is dat het persoonlijker is en minder makkelijk te negeren. Waardoor het effectief no shows voorkomt. En het werkt zelfs goed als je al een SMS-herinnering of e-mail herinnering stuurt. Maar dit kost veel tijd en mankracht, wat het vaak niet rendabel maakt.

Tot slot bieden sommige organisaties overboekingen aan, waarbij extra klanten worden gepland om de impact van no shows te verminderen. Dit kan effectief zijn om tijdverlies te voorkomen, maar het nadeel is dat het kan leiden tot langere wachttijden voor klanten als iedereen wel komt opdagen. Dit komt de patiënttevredenheid niet ten goede.

Succesvol no shows voorkomen door AI

Zoals net benoemd proberen sommige organisaties no shows te voorkomen door iedereen telefonisch te herinneren. Dit werkt vaak goed maar is een flinke inspanning en vaak niet rendabel.

Met behulp van AI kan dit enorm efficiënt waardoor de inspanning beperkt is. De omzet verhoging groot is, en de inspanning laag blijven.

Laten we een voorbeeld omzetberekening maken. Stel dat er jaarlijks 100.000 afspraken zijn, waarvan 10% no shows zijn. Dit betekent dat er 10.000 no shows zijn. Met een AI-model voorspellen we welke afspraken risico lopen op een no show, zodat alleen deze klanten een telefonisch herinnering krijgen.

Voorheen zou je alle 100.000 afspraken telefonisch moeten herinneren. Een grote inspanning, om 10.000 noshows te spreken. Je doet dus 90% van de telefoontjes voor niets. Met noshowsvoorspellen.nl gaat dit veel meer efficiënt.

Daarmee kunnen we no shows voorkomen, ook al doe je al een SMS-herinnering of e-mailherinnering. Met een omzet van 50 euro per afspraak betekent dit een verwachte extra omzet van ongeveer 100.000 euro per jaar. Is de omzet per afspraak 100 euro 200.000 euro extra omzet per jaar.

Dus voor 35% van de inspanning een vergelijkbare omzet. Een meer dan goede deal.

Voordelen van voorspellen en telefonisch herinneren

Het gebruik van een AI model om no shows te voorspellen en gerichte telefonische herinneringen biedt verschillende voordelen:

Positieve effecten voor klanten

• Meer zorg verlenen: Minder no shows betekent dat meer klanten geholpen kunnen worden. In het bovenstaande voorbeeld kun je 800-2000 meer klanten helpen.
• Betere patiëntervaring: Klanten vinden de telefonische herinnering een fijne extra dienstverlening en verbetert de algemene patiëntervaring.
• Inclusieve zorg: Patiënten met een afstand tot zorg, bijvoorbeeld door taal- of digitale problemen, worden vaker geholpen dankzij telefonische herinneringen.
• Verbetering van contactgegevens: Door regelmatig contact te zoeken, kunnen verouderde of incorrecte contactgegevens worden bijgewerkt.

Positieve effecten voor medewerkers

• Minder herplanning: Minder no shows betekent dat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het opnieuw inplannen van afspraken.
• Betere spreiding van werkdruk: Door minder no shows is er een betere balans in de werkdruk.

Financieel

• Rendabel: De kosten voor herinneringen worden verlaagd, en de omzet door het verminderen van no shows stijgt significant.

Conclusie

Het voorkomen van no shows is van cruciaal belang voor de efficiëntie en financiële gezondheid van organisaties. De kosten van no shows zijn niet alleen financieel, maar ook operationeel; het opnieuw plannen van afspraken verhoogt de werkdruk van medewerkers en leidt tot een vermindering van de dienstverlening. Door gebruik te maken van datascience en AI om no shows te voorspellen, kunnen organisaties niet alleen hun omzet verhogen, maar ook de kwaliteit van de zorg verbeteren. Het investeren in proactieve herinneringen en een datagedreven aanpak biedt aanzienlijke voordelen voor zowel klanten als organisaties. Voorkomen is immers beter dan genezen, en met de juiste tools kunnen organisaties hun processen optimaliseren en een betere ervaring bieden aan hun klanten.